Интранет-портал: каким организациям нужна данная технология и зачем

Как известно, успех любой компании напрямую зависит от качественной работы команды. Но часто бывает так, что сотрудники не мотивированы, плохо разбираются в своих обязанностях и не умеют эффективно взаимодействовать друг с другом. Именно поэтому создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании может стать решением проблемы.

Создание такого пространства позволит всем сотрудникам иметь доступ к необходимой информации и инструментам для выполнения своих обязанностей. Оно также сократит время на поиск нужных документов и файлов, что существенно повысит производительность работы.

Но не только доступ к информации и инструментам важен. Создание единого пространства поможет сотрудникам ощутить себя частью единого коллектива, что, в свою очередь, повысит мотивацию к работе в команде. К тому же, регулярное общение и обмен знаниями и опытом между коллегами способствует развитию профессиональных навыков и повышению квалификации.

В итоге, создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании является важным шагом на пути к улучшению работы коллектива и повышению эффективности всех сотрудников.

Перед тем как приступать к описанию корпоративного портала и интранета, нужно разобраться с терминологией. Технологические понятия корпоративный портал и интранет имеют различные значения.

Интранет или интрасеть — это виртуальное пространство, созданное для внутреннего использования в компании. Оно работает по тем же принципам, что и глобальная сеть интернет, но доступ к ней имеют только сотрудники компании. Используя web-технологии, компания может создать небольшой сайт для разных отделов, общую базу клиентов или набор документов для внутреннего пользования.

Корпоративный портал (КП) — это современная форма внутреннего информационного пространства компании, который может обеспечивать доступ к различным программам документооборота, планировщику задач, видеоконференциям и т.д. и т.п., в зависимости от потребностей организации. КП может быть создан на разных платформах, таких как Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio, «Битрикс24» и др.

Таким образом, если интранет - это внутренняя сеть компании, то КП - это внешний интерфейс этой же сети. Многие компании также используют термин "интранет" в значении "корпоративный портал". Мы будем использовать эти термины как синонимы в рамках настоящей статьи.

Внутренний корпоративный портал, также известный как интранет, может приносить не только пользу крупным компаниям, но и небольшим фирмам. Множество функций интранета необходимы для помощи сотрудникам в работе. Давайте рассмотрим, какие задачи он может решить внедрение интранета и какие сервисы могут быть доступны для использования.

1. Создание общего информационного пространства

Интранет-портал может стать центральной точкой для хранения всех рабочих документов компании. Это очень удобно для компаний с несколькими филиалами или удаленных сотрудников, так как они могут получать доступ к необходимой информации из любой точки мира и с любого устройства. Кроме того, он объединяет все функции, которые ранее решались с помощью почтовых рассылок: здесь можно разместить объявления от руководства компании, новости и изменения в политике фирмы, правила и инструкции.

2. Обучение персонала

Многие компании создают свою собственную «базу знаний» или FAQ на интранет-портале. Это помогает новым сотрудникам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию и проникнуться корпоративным духом без помощи наставника. В результате компания экономит время и деньги на дополнительном обучении.

3. Формирование корпоративной культуры

Интранет-портал может помочь сотрудникам лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Например, карточки сотрудников могут быть очень полезными для этого вида работы. Онлайн-обсуждения важных тем помогут превратить рабочий коллектив в команду.

4. Коммуникации

С помощью интранет-портала сотрудникам больше не придется тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос. Все необходимые контакты, а также возможность непосредственно позвонить сотруднику, можно найти быстро и легко на портале.

5. Контроль

Интранет-портал позволяет руководителям контролировать рабочий процесс и узнавать информацию о деятельности как отдела, так и конкретных сотрудников в режиме реального времени. Это очень важно для фирм любого размера.

6. Безопасность

Интранет-портал может не обезопасить данные компании на 100%, но он гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуются большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

И это только часть возможностей, которые может предоставить интранет-портал. Количество доступных сервисов постоянно растет. Согласно статистике, большинство сотрудников проводят непродуктивное время на работе, занимаясь общением в соцсетях и мессенджерах, что значительно снижает эффективность работы. Выбирая интранет-портал, компании могут увеличить продуктивность работы и экономическую эффективность деятельности.

Как внедрить интрасеть в организацию? Существует несколько способов, рассмотрим их детальнее.

Первый способ - разработка корпоративного портала на базе существующей платформы с учетом потребностей компании. Хоть это и самый затратный способ (особенно если используемые платформы требуют платной лицензии), он позволяет создать уникальную систему, учитывающую все требования и пожелания компании. Но стоит помнить, что этот способ сложен и долг в реализации.

Второй способ - покупка и внедрение готового решения- «коробочного» варианта. Этот способ подходит компаниям, которые устраивают стандартные возможности "из коробки" или для тех, кто пока не определился с тем, какие функции понадобятся в будущем. Такой портал можно дорабатывать по мере развития компании.

Третий способ - подключение к "облачному" сервису. Это самый бюджетный вариант внедрения интрасети, но он требует регулярных платежей. Специалисты рекомендуют использовать этот способ для небольших и средних компаний.

Вне зависимости от выбранного способа, для внедрения корпоративного портала рекомендуется обратиться к специалистам, которые имеют опыт подобных проектов. Профессиональные разработчики смогут оценить плюсы и минусы конкретных решений и платформ, подобрать наиболее оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Корпоративный портал: плюсы и минусы

Как мы уже упоминали ранее, корпоративный портал – это эффективный инструмент, который позволяет автоматизировать и оптимизировать многие рабочие процессы, а также сократить временные затраты персонала. Кроме того, подобная система способствует развитию корпоративной культуры. Однако стоит отметить и некоторые недостатки, которые свойственны корпоративному порталу:

• Чрезмерная формальность. Корпоративный портал – хорошее рабочее пространство, но не предназначен для общения или решения творческих задач. Сам интерфейс портала настраивает пользователей на рабочий лад, а возможности на этом этапе ограничены.
• Малая вовлеченность пользователей. Проблема возникает из-за формальности портала и отсутствия заинтересованности пользователей в наполнении портала интересным контентом.
• Отсутствие обратной связи. Руководитель не имеет возможности получать реакции пользователей на решения, не может обсуждать с ними идеи и предложения.
• Осознание работниками чувства давления и контроля. Контроль – это одна из функций портала, но в некоторых случаях из удобного инструмента интранет превращается в бесконечную серию задач и формирования отчетов.
• Недостаток общения. Ранее свободные моменты переработаны порталом, так что сотрудники теряют возможность общаться с коллегами, обсуждать решения и повышать коммуникативные навыки. Это может негативно сказаться на качестве работы и отношениях между сотрудниками.

Виртуальное рабочее пространство – это неизбежный процесс, который может способствовать развитию компании. Однако корпоративный портал – не единственное решение, потому что такая система обладает серьезными недостатками.

Фото: freepik.com