Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Существенное ускорение работы сотрудников и снижение процента ошибок – это лишь малая часть того, что можно добиться благодаря оптимизации бизнес-процессов, в том числе за счет автоматизации процесса ввода документов в корпоративную систему. Для этого можно использовать универсальную платформу для документооборота, которая позволяет не только распознавать документы, но и классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность, а также заносить в корпоративные информационные системы.

Одним из примеров такой программы является изделие ABBYY, которое имеет следующие возможности:

• Автоматические ответы на обращения. Благодаря функции автообучения программа может снизить затраты на внедрение и обслуживание, формируя автоответы для пользователей на основе входящих заявок или направлять заявки компетентному сотруднику.
• Обработка любых документов. Для автоматического распознавания и классификации можно использовать документы из любых источников: облачных хранилищ, сетевых директорий, сканеров, электронных писем и фотографий.
• Интеграция с корпоративной системой. Существуют решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.

При выборе программного комплекса для оптимизации бизнес-процессов стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области. Благодаря интеллектуальным решениям, таким как ABBYY, рутинная работа с десятками, если не сотнями различных документов может быть облегчена, что станет одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте.

Классификация документов занимает важное место в делопроизводстве. Существует множество принципов, по которым можно осуществлять классификацию: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и даже по уровню секретности. Однако в практической работе в организациях наиболее востребованными являются два способа — по сфере использования документа и по его содержанию.

Документы по сфере использования могут быть разделены на несколько подгрупп. К ним относятся организационно-правовые, распорядительные, учетно-расчетные, информационно-справочные, нормативные и коммерческие контракты или договоры.

Классификация документов по содержанию, или семантическая классификация, основывается на понимании того, какой группе принадлежит документ. Для этого необходимо его прочитать. Чтобы, например, понять, что у вас в руках именно договор, а не приложение к нему, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

Каждый документ может быть одновременно классифицирован и по типу, и по содержанию. Сотрудникам, ответственным за обработку, необходимо определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему, а при необходимости направить в соответствующее подразделение.

Ручная обработка документов может привести к ошибкам ввода, что может исказить данные, что является существенным недостатком, если компания хочет занимать достойное место на рынке.

Отправив запрос, клиент ожидает своевременного ответа. Несвоевременные ответы на запросы могут существенно снизить уровень доверия к компании. По данным Accenture, 83% клиентов готовы уйти к конкурентам в том случае, если их не устроит уровень сервиса. Чтобы упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов, можно использовать решения ABBYY.

ABBYY предоставляет решения для оптимизации бизнес-процессов в различных отраслях. Их продукты подходят как для улучшения делопроизводства, так и для работы с клиентами в банковской сфере, энергетике, нефтегазовой и других отраслях. Наиболее полезными для этой цели являются технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR и уникальная технология анализа и понимания текстов на естественных языках — ABBYY Compreno.

С помощью технологии ABBYY OCR можно точно конвертировать бумажные документы, их сканы, фото и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие. ABBYY Compreno способна производить полный семантико-синтаксический анализ текстов, анализируя события и связи, что позволяет значительно повысить качество и полноту информации для компании.

ABBYY FlexiCapture Engine предназначено для классификации любых документов, используя оптическое распознавание символов, меток и интеллектуальную обработку печатных документов. Для классификации структурированных документов используются созданные заранее шаблоны, а для неструктурированных — гибкие описания. ABBYY Smart Classifier SDK - это решение на базе технологии ABBYY Compreno, позволяющее решать задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания.

Интеллектуальные решения ABBYY позволяют избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации, а также повысить качество обслуживания клиентов и оптимизировать затраты на обработку документов. В зависимости от потребностей заказчика, он может выбрать продукт, который оптимально подходит именно ему.

Фото: freepik.com